05.02.2021Møde & Event News

Work smarter, not harder

Af Jeanette Eis

Som mødeplanlægger ved du, at det tager en del tid at planlægge og afvikle møder og konferencer samt andre events. Det er oftest ressourcetungt. Men der er meget tid at spare, hvis du fokuserer på, hvordan du kan erstatte de administrative manuelle opgaver med digitalisering.

Og hvem vil ikke gerne spare tid på de kedelige administrative opgaver, så der frigøres mere tid til konceptudvikling og markedsføring af eventen?

Vær kritisk med hensyn til de systemer, du bruger i dag. Løser de dit behov godt nok?

Du bruger måske i dag et tilmeldingssystem til at indhente tilmeldinger, men husker du at vurdere og evaluere, om du sparer nok tid? Om lige det tilmeldingssystem, som du har, løser jeres behov?

Selvom mange systemer kan synes ens, så er der forskel på, hvad og hvordan de løser opgaverne. Der er simpelthen forskel på, hvad de indeholder. Eksempelvis har nogle systemer indbygget opsætning og udskrivning af navneskilte, hvilket klart vil spare dig en arbejdsgang eller to. Så husk og kig hele vejen rundt med hensyn til funktioner.

Vær åben over for digitale værktøjer, der kan spare dig tid – uden at du mister kundekontakten

Vi er alle vanedyr og er tryggest ved at gøre, som vi plejer. En stor del af dit arbejde som møde- og eventplanlægger er kundekontakten. Kontakten med dine deltagere og måske udstillere og sponsorer. Samt oplægsholdere.

Du plejer sikkert at indhente materiale fra udstillere og oplægsholdere via ”gammeldags” e-mail kontakt. Men hvad nu, hvis du kan automatisere processen, hvor de selv indleverer deres materiale i et system? Er du da bange for at miste den gode kundekontakt? Men hvorfor ikke spare tid på manuelle opgaver og i stedet bruge tiden med kunderne på sparring og rådgivning?

Få helt konkrete tips til, hvordan du (og din chef) sætter fokus på din tid

1. Kortlæg først jeres arbejdsopgaver og processer fra planlægning til afvikling.

2. Nedfæld hvilke systemer I bruger i dag og husk at evaluere og vurdere dem kritisk. Gør de stadig det, de skal for jer? Eller er der plads til forbedringer?

3. Skriv en mini kravliste: Hvad ønsker I, at digitale eventsystemer skal kunne? Og del listen op i ”need to have” og ”nice to have”. Og undersøg markedet for digitale systemer, der kan spare jer tid.

Ønsker du at vide mere om, hvordan du kan spare tid i din eventplanlægning? Så læs Jeannette´s fulde blogindlæg: Eventarrangør: Hvordan overbeviser du din chef (og dig selv), om at din tid også er vigtig?

Jeannette Eis er partner i softwarefirmaet SortKaffe, der har eventplatformen ConferenceCommunicator. Hun skriver en del blogindlæg med konkrete tips til, hvordan du med digitale eventværktøjer blandt andet sparer tid og øger deltagerinvolveringen.


?